Des objectifs SMART pour mieux gérer son temps
Des rencontres qui s’enchaînent. Des courriels à la tonne. Le téléphone qui sonne au moment où on ne s’y attend pas. Les dossiers qui s’empilent. Nous sommes si bombardés qu’il devient difficile de nous concentrer sur une seule tâche à la fois et de définir nos priorités. Saviez-vous qu’un excellent moyen d’organiser son travail et de mieux gérer son temps consiste à se fixer des objectifs ? Mais pas n’importe lesquels… des objectifs SMART.
Qu’est-ce qu’un objectif SMART ? Comment pouvez-vous appliquer ce concept pour mieux gérer votre temps ? C’est ce que vous allez découvrir.
Définir un objectif SMART
Un objectif SMART décrit avec précision ce que vous devez faire pour parvenir à un certain changement ou résultat. Il comprend 5 caractéristiques essentielles : un objectif SMART est spécifique, mesurable, atteignable, réalisable et temporellement défini.
Spécifique : un objectif a plus de chances d’être réalisé qu’un objectif général. Posez-vous les questions suivantes pour vous guider :
- Qui est concerné ?
- Que voulez-vous accomplir ?
- Quand ? Établissez un échéancier.
- Pourquoi ? Déterminez la raison d’être, le but ou les avantages précis de la réalisation de votre objectif.
Mesurable : mesurer votre progression vous aide à rester sur la bonne voie, à respecter les délais et à éprouver un sentiment d’accomplissement.
Atteignable : décomposer votre objectif en étapes évite de vous laisser submerger par celui-ci. Chaque étape vous rapproche de l’atteinte de votre objectif.
Réalisable : c’est humain : on a souvent tendance à sous-estimer le travail à réaliser pour accomplir notre objectif. Évitez de vous fixer un objectif irréaliste et assurez-vous de tenir compte de tous les facteurs qui peuvent influencer sa réalisation : les contraintes organisationnelles, l’environnement externe, la fatigue, votre bien-être physique et psychologique, vos obligations professionnelles et personnelles…
Temporellement défini : définissez les points de départ et d’arrivée de votre objectif. Ça vous évitera de le mettre de côté lorsque les inévitables urgences quotidiennes surviennent.
Concevoir un plan d’action
Disons que votre objectif est d’établir un cadre quotidien qui prévoit du temps pour coacher les membres de votre équipe, travailler sur vos projets en cours et vous perfectionner… le tout en maintenant un bon équilibre entre votre vie professionnelle et personnelle. Vous souhaitez atteindre cet objectif ambitieux en 90 jours. Vous aurez assurément besoin d’un plan d’action bien ficelé.
Première étape : mesurer les données
- Combien de temps passez-vous à éteindre des feux plutôt qu’à travailler sur vos projets ?
- À quelle fréquence vous laissez-vous distraire par un collègue, un courriel, un appel téléphonique, les réseaux sociaux, etc. ?
- Pensez aux situations où un employé vous interrompt. Est-ce que ces interruptions nécessitent réellement votre attention immédiate ? Est-ce qu’il aurait pu lui-même trouver la réponse à sa question ou la solution à son problème ?
- À quel moment de la journée êtes-vous le plus efficace ?
- Combien de temps consacrez-vous à rechercher la perfection ? Par exemple, répondre à un courriel par un roman ou bien passer des heures pour obtenir une mise en page parfaite.
- Combien de temps consacrez-vous à votre famille, vos amis et à vos loisirs ? Est-ce que la situation vous convient ?
Deuxième étape : définir les mesures à prendre
Il est temps de morceler votre objectif en sous-objectifs, de préciser les étapes à suivre et de définir les mesures à prendre ou les actions à poser. Puis, vous devrez concevoir un échéancier réaliste. Rappelez-vous : il n’y a que 24 heures dans une journée. Défendu de couper vos heures de sommeil pour atteindre votre objectif!
Précisez également les ressources dont vous aurez besoin, entre autres : un outil pour suivre votre temps, une formation sur la gestion du temps ou des courriels, des lectures pour développer vos compétences en coaching (pour amener vos employés à développer leur autonomie, par exemple)…
Troisième étape : passer à l’action
Eh oui, les beaux mots ne suffisent pas ! Il faut passer de la planification à l’action pour réaliser votre objectif.
Quatrième étape : suivre l’évolution
Êtes-vous sur la bonne voie ? Avez-vous pris du retard sur votre échéancier ? Avez-vous besoin d’ajouter des étapes supplémentaires ? Vous pouvez rectifier le tir à tout moment.
Vous avez maintenant toutes les informations en main pour optimiser votre gestion du temps grâce à des objectifs SMART. Et s’il était temps pour vous de gagner en efficacité, en productivité et en qualité de vie ?
