La méthode poka-yoke : votre meilleur allié pour éviter les erreurs

L’erreur est humaine, c’est un fait. Même si nous en commettons tous, c’est toujours un soulagement quand on en rattrape une, juste au moment où elle est sur le point de se produire. Oublier de déposer sa tasse quand le doux nectar de la machine à café coule entraîne bien peu de conséquences. Après tout, ramasser un dégât, ce n’est pas la fin du monde! Cependant, certaines erreurs peuvent coûter cher lorsque l’image d’une entreprise, ou même la vie de personnes, est en jeu.

On comprend donc l’importance de mettre en place des mécanismes de prévention. C’est exactement ce qu’est le poka-yoke : une méthode simple, mais efficace, qui permet de prévenir les problèmes. Découvrez d’où elle vient, pourquoi elle est bénéfique et comment vous pouvez l’utiliser.

D’où vient le poka-yoke?

Au départ, le poka-yoke s’appelait baka yoke, un terme qui signifie « à l’épreuve des idiots ». Cette expression a toutefois été modifiée et on comprend pourquoi : personne n’aime être traité d’idiot. Plus diplomatique, poka-yoke signifie « à l’épreuve de l’erreur ».

« Le zéro défaut est tout à fait possible. » Shigeo Shingo

Shigeo Shingo, ingénieur industriel chez Toyota, l’entreprise à l’origine du LEAN, a créé le poka-yoke. Celui-ci avait observé que les employés de l’usine chargés de fabriquer un interrupteur négligeaient fréquemment d’installer un ressort sous l’un des boutons. Il a donc modifié la procédure pour inclure une phase supplémentaire afin de résoudre le problème. Depuis ce changement mineur, les travailleurs doivent d’abord préparer les ressorts nécessaires et les placer dans un espace réservé, puis l’insérer dans l’interrupteur. Si un ressort reste dans l’espace réservé, l’employé s’en aperçoit et peut corriger son erreur.

Pourquoi le poka-yoke contribue-t-il à l’amélioration continue?

Plutôt que d’exiger la perfection, le poka-yoke reconnaît le caractère inévitable de l’erreur humaine et fournit un cadre pour l’éviter ou, à défaut, la corriger rapidement.

Outre l’avantage apparent de diminuer le nombre d’erreurs, il fournit une stratégie simple pour traiter les problèmes typiques qu’on peut facilement éviter. Il facilite aussi l’analyse d’une situation et la prise de décisions. Les conditions sont favorables? On passe à l’étape suivante. Un problème survient? On peut facilement en déterminer la cause. 

Trois exemples concrets du poka-yoke

Le poka-yoke est, à la base, une restriction de comportement qui interdit le passage à l’étape suivante avant que les conditions soient remplies. Voici trois exemples concrets pour vous aider à mieux comprendre cette méthode encore méconnue.

1. Sécurité des voitures

Les voitures sont équipées de plusieurs dispositifs de sécurité. Certains tableaux de bord émettent un signal sonore si la ceinture de sécurité n’est pas bouclée ou si les portes restent ouvertes. Ou encore, des avertissements se déclenchent lorsque vous êtes trop près d’un objet ou du milieu de la route. Ensuite, la transmission manuelle exige que le conducteur appuie sur l’embrayage avant de démarrer le véhicule. La voiture démarrera seulement après cette manœuvre.

2. Micro-ondes, machine à laver et train

Tous ces appareils sont dotés de mécanismes qui les empêchent de fonctionner lorsque la porte est ouverte. Il en va de même pour les lave-vaisselle et les ascenseurs. Il s’agit d’une fonction de contrôle importante qui empêche la mise en marche si certaines conditions ne sont pas respectées.

3. Vérificateur d’orthographe

Nous sommes nombreux à utiliser un vérificateur d’orthographe pour repérer et corriger les fautes dans nos écrits. Cet outil nous évite de commettre des erreurs gênantes avant d’appuyer sur le bouton « Envoyer ».

Quand utiliser le poka-yoke?

Bien qu’il provienne du secteur automobile, le poka-yoke peut être adapté à tous les domaines d’activité et aux entreprises de toutes tailles. En effet, cette approche peut être appliquée dans toute circonstance où l’erreur est possible. C’est à la fois simple et global. 

Il existe 3 types de poka-yoke : de prévention, de détection et de correction.

1. Poka-yoke de contact, pour prévenir les erreurs

Ce type de poka-yoka permet de prévenir les erreurs grâce, entre autres, à des éléments visuels. Par exemple : l’ajout d’une station de contrôle de la qualité sur une chaîne fabrication ou l’embauche d’un réviseur linguistique pour corriger un rapport avant de l’envoyer au client. 

Le poka-yoke de contact peut aussi concerner la forme, la taille, le poids ou la couleur d’une pièce. Ces caractéristiques physiques empêchent l’assemblage incorrect. Par exemple, une clé USB s’insère dans un seul sens.

2. Poka-yoke de signalement, pour détecter les erreurs

Il s’agit d’un signal qui indique une erreur ou un manquement à une condition. Voici quelques exemples :

  • Un signal qui retentit lorsque la porte d’une voiture est ouverte;
  • Un compteur qui affiche le nombre de pilules dans un contenant;
  • Un collant qui indique le sens d’une boîte pour éviter de renverser ou de briser son contenu;
  • Des étiquettes de couleurs pour indiquer dans quelle phase d’un processus utiliser un outil;
  • Un code de couleurs pour classer les dossiers par priorité.

3. Poka-yoke chronologique, pour corriger les erreurs

Ce système anti-erreur garantit que les étapes sont réalisées dans le bon ordre. On le retrouve dans de nombreuses situations. On doit entre autres suivre des étapes précises pour :

  • Démarrer un appareil;
  • Monter un meuble;
  • Construire un Lego;
  • Remplir un formulaire en ligne (on ne peut pas le valider s’il n’est pas complet).

Ce type permet aussi de corriger automatiquement les erreurs. Par exemple, scanner un article permet de saisir automatiquement les bonnes informations dans un système informatique.

Mettre en œuvre le poka-yoke en sept étapes simples

Le poka-yoke est simple à mettre en œuvre. Constatez-le par vous-même en lisant les sept étapes ci-dessous :

  1. Faites la liste des étapes essentielles d’une activité (ex. traiter les courriels) ou d’un processus (ex. le processus de facturation).
  2. Notez les erreurs qui surviennent souvent.
  3. Établissez le coût de ces erreurs (gaspillage de temps, d’argent, de matériel…).
  4. Découvrez la cause fondamentale de l’erreur, du problème.
  5. Choisissez la meilleure idée et implantez la solution.
  6. Testez-la pour voir si elle fonctionne.
  7. Au besoin, apportez des améliorations à votre solution.

En conclusion, chaque organisation est dotée de nombreux processus, lesquels sont composés de milliers d’étapes qui sont exécutées par des dizaines, voire des centaines d’employés. On comprend donc que le risque d’erreur est élevé. Le poka-yoke vise à éliminer à la source le besoin de corriger une erreur d’inattention que l’on aurait pu éviter. 

En éliminant ces sources d’erreur, vous réduisez la pression sur vos employés tout en augmentant la robustesse de vos processus. Par conséquent, vous améliorez vos produits et services. De plus, simplifier les processus grâce à la méthode poka-yoke permet aux employés de se concentrer davantage sur la création de valeur en mettant à contribution leurs idées… au lieu d’utiliser leur concentration à éviter de commettre des erreurs.

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